Beim Stöbern im Mac App Store ist mir ein Programm aufgefallen, dass dem Archivieren von E-Mails dient. Es macht nichts anderes, als aus der E-Mail ein PDF zu erzeugen und in einem vordefinierten Ordner zu speichern. Mail-Anhänge bleiben dabei den PDFs zugeordnet und werden ebenfalls lokal gespeichert. So weit, so gut.

Aber auch ein bisschen übertrieben… Mail selbst bietet doch genug Funktionen, um Mails zu archivieren. Meine (dreistufige) Struktur in Mail sieht folgendermaßen aus:

1. Posteingang (mehrerer E-Mail-Konten): Hier befinden sich alle E-Mails, die noch auf irgendeine Art zu bearbeiten sind. Besonders wichtige bekommen eine „Nachverfolgungs-Flagge“.

2. Online-Archiv: Für eines meiner E-Mail-Konten habe ich einen Ordner angelegt, den ich „Archiv“ genannt habe. Hier landen alle gelesene/erledigte Mails, also auch die der anderen beiden Mail-Accounts. Solange mein Speicherplatz bei diesem E-Mail-Provider ausreicht, werden dort meine Mails abgelegt. Vorteil: Ich habe die Mails der letzten Monate überall parat – auf dem iMac, dem MacBook und dem iPhone. Und keine Angst, Mail speichert sie zusätzlich lokal.

3. Lokale Archiv-Ordner. Der Übersichtlichkeit halber habe ich hier nach Jahren getrennt, also Archiv2004, Archiv2005, usw…

Warum keine Ordnerstrukturen nach Themengebiet, fragt sich wohl der Leser, der es bis hier hin geschafft hat? 😉

Einfache Antwort: Strukturen und Hierarchien braucht man dort, wo das Suchen nach Informationen zu kompliziert ist. Dank Spotlight bringt der Mac ein derart leistungsfähige und vor allen Dingen schnelle Suche mit, dass sich das Sortieren in Ordner nicht lohnt, zumindest nicht bei meinen (mittlerweile immerhin 10000) E-Mails.

Zwei Dinge sind noch zu erwähnen: Erstens sollte man immer ein aktuelles Backup haben, auch von den Mails – am besten mit TimeMachine. Und zweitens darf man bei einem Umzug auf einen neuen Mac nicht vergessen, die Mails (aus ~/Library/Mail) zu übernehmen. Der Migrationsassistent, der im Rahmen einer Installation sowieso aufgerufen wird, kümmert sich aber darum.

So sollte es mit der Archivierung von E-Mails auch bei Dir klappen.

Ach ja: Ich kenne jemanden, der druckt alle (!) E-Mails aus, löscht sie und legt das Papier in Leitz-Ordnern ab.

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