Ist man beruflich in einer Dienstleistungsbranche selbstständig, steht man vor der Aufgabe, Angebote, Tätigkeitsprotokolle und Rechnungen zu schreiben. Anfangs mag eine Kombination aus Textverarbeitung und Tabellenkalkulation ausreichend sein, manch einer erstellt vielleicht sogar eine (Filemaker-)Datenbank, aus der er Rechnungen generiert. Irgendwann wird man aber bestrebt sein, eine einfachere Lösung für die eigenen Bedürfnisse (und die des Staates) zu finden. 

Um eines vorweg zu nehmen: Den Bereich Buchhaltung lasse ich bei diesem Artikel außen vor, obwohl es mit dem Thema Fakturierung eng verzahnt ist. Wie ich meine Buchhaltung samt ELSTER organisisert habe, schreibe ich vielleicht demnächst mal in einem separaten Artikel nieder.

Meine derzeitige Lösung am Mac heisst: GrandTotal und TimeLog, beides vom schweizer Software-Entwickler Stefan Fürst, Fa. mediaatelier. TimeLog dient, wie der Name erahnen lässt, der Zeiterfassung. Mit GrandTotal erstellt man Angebote und Rechnungen.

Fangen wir beim Angebot und somit bei GrandTotal an: Voraussetzung sind ein paar Grundeinstellungen, die rasch erledigt sind; und natürlich die Artikel oder Dienstleistungen, die man verkauft. Dafür gibt es den Katalog. Natürlich müssen auch Kunden vorhanden sein, die direkt aus dem Mac Adressbuch übernommen werden können.

Hat man das Formular für’s Angebot an das eigene „Corporate Design“ angepasst, kann’s auch schon losgehen: Per Drag & Drop zieht man den Kunden und die Artikel auf’s Angebotsfenster. Eventuell macht man noch ein paar kundenspezifische Anpassungen und Notizen – danach klickt man nur noch auf den Senden-Button und entscheidet sich für E-Mail-Versand oder Drucken. Das war’s.

Ähnlich einfach funktioniert TimeLog. Besonders erwähnenswert ist die gelungene Interaktion mit iCal. Zeichnet man die Zeit mit TimeLog auf, erhält man einen entsprechenden iCal-Eintrag, und auch umgekehrt: erstellt man einen Termin in iCal, taucht dieser in TimeLog auf. Durch diese enge Verzahnung und die Möglichkeiten der Freigabe und Synchronisierung, die iCal in Verbindung mit MobileMe mitbringt, ist es denkbar, die Zeiten kleinerer Arbeitsgruppen zu konsolidieren. Die gesammelten Projektzeiten liegen natürlich auch in GrandTotal vor, so dass man sie nur noch in Rechnung stellen muss. Im Standard macht GrandTotal aus jedem TimeLog-Eintrag eine eigene Rechnungs-Position. Aktiviert man „Automatisch gruppieren“ in der Statusleiste unten, werden die TimeLog-Einträge in GrandTotal aufsummiert.

Besonders gefallen mir die umfangreichen Gestaltungsmöglichkeiten für die Formular-Vorlagen. Aus meiner Briefvorlage habe ich ein PDF erzeugt, das ich einfach in das Formularfenster gezogen habe. Schwups – (fast) fertig. Leider funktioniert diese Vorgehensweise nur bei GrandTotal, bei TimeLog muss man den Kopf quasi per integrierter Textverarbeitung neu erstellen oder einkopieren. Aber auch das ist mit vertretbarem Aufwand machbar.

Ein nächster und auch wichtiger Punkt für mich ist die Möglichkeit, sowohl vom iMac als auch vom MacBook aus auf die Daten zugreifen zu können (was ich alles über die „Cloud“ synce, lässt sich im Artikel „Stay in sync…“ nachlesen). Ich kann dabei ausschliessen, dass dies gleichzeitig geschieht, da ich immer entweder am einen oder am anderen Rechner tätig bin. Insofern braucht es keine Sperrmechanismen. Für GrandTotal bietet der Entwickler ein kleines Zusatztool an, das die Daten auf die Dropbox schiebt und an der Ursprungsstelle stattdessen einen „symbolischen Link“ (Unix: ln -s) erstellt. Für TimeLog gibt es kein solches Tool. Begründet wird das damit, dass die iCal-Ereignisse ja bereits über MobileMe synchronisiert werden und deshalb die Daten an allen MobileMe-Clients vorliegen. Dennoch macht es Sinn, auch die Applikationsdaten (z. B. Briefkopf, Rundungsregeln und viele weitere Grundeinstellungen) zu synchronisieren. Dies geht ebenfalls über die Dropbox, wenn man die Ordner bzw. Dateien /Users/napfekarl/Library/Application Support/TimeLog, /Users/napfekarl/Library/Caches/com.mediaatelier.TimeLog4 und /Users/napfekarl/Library/Preferences/com.mediaatelier.TimeLog4.plist auf die Dropbox verschiebt und an den Ursprungsstellen per „ln -s“ entsprechende symbolische Links setzt. Für die korrekte Funktion dieses Tipps kann ich natürlich keine Garantien geben. Insbesondere bei Software-Updates sollte man überprüfen, ob neue Dateien/Ordner hinzu gekommen sind, die man auf die Dropbox auslagern muss/kann. Und ein funktionsfähiges Backup sollte bei solchen „Experimenten“ ebenfalls vorliegen. Ob man dem Betreiber von Dropbox seine Daten anvertraut, muss letztlich jeder für sich entscheiden.

Mein persönliches Fazit nach den ersten Wochen mit TimeLog und GrandTotal: Der relativ überschaubare Aufwand für die Einrichtung beider Tools lohnt sich in jedem Falle. Neue Angebote und Rechnungen sind nun ratz-fatz erstellt und verschickt. Beide Programme können über die Anbieter-Website zum Testen geladen werden. GrandTotal kostet 59 €, TimeLog gibt’s für 19 €. Man kann beides im Bundle für 69 € erwerben.

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