Ein Büroalltag ist nunmal, wie er ist: Vieles prasselt aus verschiedensten Richtungen auf einen ein: Da ist das Telefon und das Handy, beide klingeln und fiepen unaufhörlich. Da ist der Chat-Client auf dem PC, wo die Kollegen und der Chef ständig etwas wollen. Da ist die E-Mail-Software, die permanent eine immens große Zahl an unbearbeiteten oder gar ungelesenen Mails anzeigt und dazu gesellt sich ständig ein Mitteilungs-Fensterchen mit der Info: „Bi-hing: Neue Nachricht von …“. Da ist der persönliche Kontakt in der Kaffeeküche, bei dem kurz über brisante Themen diskutiert wird und Aufgaben neu verteilt werden. All diese Anforderungen und Ablenkungen von der eigentlichen Arbeit muss man unter einen Hut bekommen. Nebenbei soll man ausserdem die Arbeiten erledigen, für die man eigentlich eingestellt ist und sein Gehalt am Monatsende bekommt.

Mein Arbeitsalltag sieht so aus, dass ich bis zu 100 E-Mails lesen und schreiben muss (ja, pro Tag). Jede Ablenkung ist salopp gesagt: Kacke! Deshalb musste etwas geschehen, damit ich nicht nur noch im roten Drehzahlbereich heiss laufe, aber gleichzeitig meine Leistung an PS nicht auf den Boden bekomme, sprich: wenig bis gar nichts erledigt kriege. Ihr kennt die Tage, an denen ihr Euch abends fragt: Was habe ich heute eigentlich gearbeitet oder erreicht?

Ein Gegensteuern wurde also notwendig.

BadgeMeine erste Maßnahme war folgende. Alles außer Telefon und SMS habe ich stumm geschaltet. Mit stumm meine ich z. B. auch visuelle Benachrichtigungen über neue Mails auf dem Bildschirm. Das lenkt nur ab! Oder das „Bing Bong“ bei neuen Mails auf dem Handy. Oder irgendwelche Push-Benachrichtigungen sonstiger Apps. Aus damit! Das ist nicht nur störend für einen selbst sondern auch Ruhestörung für die Kollegen, sofern sie sich in Hörweite befinden! Ein regelmäßiger Blick auf’s Handy (z. B. 3 bis 4 mal am Tag) reicht aus, um alle rot umkreiste Zahlen an den Apps abzulesen (die „App Icon Badges“): 17 neue Mails, 8 SMSe, 3 WhatsApp-Nachrichten. Diesen x-maligen Blick am Tag steuere ich zeitlich selbst und dann nehme ich mir auch die Zeit, zu antworten. Anrufe ohne Ansage auf die Mailbox werden ignoriert – wenn’s wichtig wäre, würde die anrufende Person etwas auf’s Band sprechen. Wer auf jeden nicht entgegengenommen Anruf zurück ruft, ist selbst schuld (und tappt hin und wieder in eine Kostenfalle, aber das ist eine andere Geschichte). Generell gilt: Wenn etwas dringendes ist, wird spontan telefoniert. Ansonsten bleibt der Hörer auf der Gabel.

SMS bleibt übrigens an, weil es mein Job mit sich bringt, dass auch automatisierte Warn- und Fehlermeldungen von Rechenzentren verschickt werden. Hier ist eine zeitnahe Reaktion notwendig. Wäre das nicht, würde ich den SMS-Ton ebenfalls abschalten! Zum Glück bekomme ich ansonsten wenig SMSe, weil ich das nie gerne genutzt habe. 160 Zeichen für früher mal 19 Cent. Schon immer völliger Humbug!

Speziell für die Bearbeitung der E-Mail-Flut habe ich ein für mich funktionierendes Konzept ausgearbeitet. Wir nutzen geschäftlich Outlook und somit habe ich mich mit dessen Funktionen vertraut gemacht und versucht, diese effektiv zu nutzen. Das „Getting Things Done“ Konzept ist mir geläufig und es macht in gewissem Maße auch Sinn. Allerdings gerät man durch fortwährendes Umsetzen des GTD-Prinzips leider irgendwann in einen „ToDo-Listen-Overkill“ und verwaltet sich mehr selbst, als dass man etwas Produktives arbeitet. Frust macht sich breit und man lässt das konsequente Führen von Todo-Listen schneller wieder sein, als einem lieb ist. Kennst Du?

Für heute bleibt es bei diesen Tipps:

– Reduziere die Anzahl der Benachrichtigungen aller möglichen Apps. Das Selbstwertgefühl steigt nicht dadurch (zumindest nicht dauerhaft), dass das Handy alle drei Minuten einen Ton von sich gibt. In iOS gibt es in den Einstellungen die Mitteilungszentrale, um sehr fein zu justieren, welche Apps „stören“ und welche nur ihr „Badge“ hochzählen dürfen.

– Ruft Eure Kollegen nur dann an, wenn’s wirklich dringend ist. Gibt es Redebedarf in Form von komplizierter Klärung von Themen, was per E-Mail, Chat, zu umständlich wäre, genügt vielleicht auch ein Terminvorschlag für ein Gespräch. Darauf können sich alle Beteiligten zudem besser einstellen und im besten Fall vorbereiten. Für alles sonstige ist eine E-Mail das Wahl der Mittel. Der Vorteil liegt auf der Hand: Sender und Empfänger müssen nicht gleichzeitig verfügbar sein. Der Sender schreibt bei Bedarf, und der Empfänger liest, wann es ihm am besten passt

Mehr zu meinem „E-Mail-Workflow“ gibt’s im nächsten Artikel. Die Einstellungen dazu werde ich ausführlich darlegen. Sind diese Einstellungen aber EINMAL gemacht und Dein Workflow darauf ausgerichtet, dann wirst Du merken, wie effizient diese Art der Aufgaben-„Verwaltung“ tatsächlich ist.

Advertisements