Outlook-2013-iconWie so viele Büromenschen „darf“ auch ich mit Outlook arbeiten. Dabei habe ich hilfreiche Möglichkeiten entdeckt, um den Arbeitsalltag einfacher zu gestalten und die E-Mail-Flut effektiver zu verwalten. Nun werde ich öfters gefragt, warum mein Posteingang so „sauber“ ist und ob ich nichts zu tun hätte… Naja, ich antworte darauf, dass ich gut organisiert bin und mich dabei dennoch nicht in maßloser Selbstverwaltung verliere. Damit ich aber nicht jeder Anfrage auf’s neue in der notwendigen Ausführlichkeit antworten muss, verfasste ich diesen Artikel.

Schaue ich meinen Outlook-Posteingang an, so kann ich eingehende Mails grob in drei Kategorien einteilen:

1. Anfragen, die ich schnell beantworten kann
2. Informationen, die ich lesen, verstehen und ablegen muss
3. Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein sollten.

Auf den ersten und zweiten Fall werde ich nicht ausführlich eingehen, denn die sind schnell erledigt. Aber gerade E-Mails der dritten Kategorie füllen den Posteingang mit der Zeit so dermaßen auf, dass man gerne mal den Überblick verlieren könnte. Ich habe schon Kollegen gesehen, die 1000 und mehr teils gelesene aber überwiegend ungelesene Mails im Posteingang herumlungern haben. Ein Gefühl der  Überforderung ist wohl vorprogrammiert!

Kommen wir also zu der Methode, wie ich sie in den letzten ca. 6 Monaten erfolgreich erprobt habe und anwende. Dabei lehne ich mich ein wenig an das GTD-Prinzip an (GTD = Getting Things Done), allerdings lebe ich es nicht bis ins letzte Detail, da diesmeiner Meinung nach in unnötige Selbstverwaltung ausarten kann. Ich habe auch schon viele ToDo-Listen-Tools ausprobiert, aber an allen stört mich, dass ich erstmal „doppelte Buchführung“ machen muss – soll heissen, alle Aufgaben, die per Mail eintreffen muss ich erstmal in das jeweilige GTD-Tool bringen.

Ich möchte auf möglichst schnelle Weise folgendes erreichen:
– Neuen E-Mails einen Termin geben
– Neuen E-Mails eine Priorität geben, wo nötig
– E-Mails effizient abarbeiten ohne ständig abgelenkt zu sein

Ich möchte nicht:
– von E-Mails an Termine erinnert werden – dafür habe ich einen Kalender…
– von Aufgaben an Termine erinnert werden – richtig! Dafür habe ich einen Kalender…
– im Kalender Aufgaben verwalten (ja, solche Zeitgenossen gibt es, die ihren Kalender als Todo-Liste benutzen)
– ständig durch eintreffende E-Mails von der eigentlichen Arbeit abgelenkt werden

Letzteres habe ich im Blog-Artikel Effizientes Zeitmanagement – Ein Einstieg beschrieben. Kurz gesagt: Schalte alle überflüssigen Notifications (Bildschirmhinweise und Tonsignale) ab!

Weitere Prämissen:
– So übersichtlich wie möglich
– So wenige Unterverzeichnisse wie nötig
– So wenige Klicks wie möglich
– Posteingang sollte nie mehr als 10-20 Mails enthalten
– einfache Bedienung
– auf dem iPhone brauchbar

Jetzt geht es ins Eingemachte: Meine Vorgehensweise in 5 Schritten!

1. Trenne Dich von (lieb gewonnenen) Unterverzeichnissen und übe, die Suche geschickt einzusetzen

Früher habe ich mit vielen Unterordnern gearbeitet (viele von Euch kennen das): Für jeden Kunden einen Ordner, für jedes Projekt einen Ordner, für Unternehmensinfos einen Ordner, für Wissenswertes oder Know-how einen Ordner. Alles Quatsch! Warum macht man sich Unterverzeichnisse? Damit man alles zu einem Thema möglichst schnell findet. Also hat offensichtlich „Suchen“ bzw. „Finden“ eine zentrale Bedeutung. Was ist aber in der letzten Zeit mit der Suche passiert? Richtig! Sie ist extrem schnell und vor allen Dingen brauchbar geworden. Dies führt dazu, dass man im Grunde keine Ablagestruktur braucht. Die Suche ist die Struktur. Arbeitet man mit vielen Ablage-Ordnern, stellt sich oftmals die Frage: Was mache ich mit einer Mail von einem Lieferanten, zu einem Kunden-Projekt und die mit viel „Wissenswertem“ gespickt ist. Drei Kopien an drei verschiedenen Orten ablegen? Wie gesagt: Das ist Quatsch! Das ist einer der Gründe, weshalb man Papier-Ablagesysteme durch IT-gestützte Scan- und Archivierungssysteme ersetzt. Geschickt eingesetzt ist die Suche jedem hierarchisch aufgebauten System überlegen. Das erfordert ein wenig Übung beim Einsatz der Suche und manchmal auch bei der Behandlung von knapp formulierten Mails.

Ich habe mir folgenden Ordner angelegt:
– In Arbeit
– Archive (mit „e“, weil iPhone – dazu später mehr)

Dazu gibt es die Outlook-Standard-Ordner, also z. B.:
– Inbox
– Gesendet
– Papierkorb …

Jo, das war’s auch schon. Mehr braucht es nicht. Den Rest machen Automatismen und Kennzeichnungen.

2. Entdecke die Möglichkeiten – Such-Ordner

Such-Ordner sind spezielle Ordner, die Elemente nach bestimmten Kriterien zusammenführen. Ich nutze davon drei:
– „Nicht bearbeitet“
– „zur Nachverfolgung“
– „Prio hoch“

Das sind gleichzeitig meine drei Sichten auf E-Mails, für die ich tätig werden muss. Den ersten Suchordner „Nicht bearbeitet“ definiert man so: Man klickt im Menü auf Ordner und dann auf „Neuer Suchordner“.

BenutzerdefinierterSuchOrdner

 

Im darauffolgenden Dialog klickt man auf „Benutzerdefinierten Suchordner erstellen“ und „Auswählen“ um die Kriterien festzulegen.

nichtgekennzeichnet2

In diesem Dialog wählt man in der Zeile „Nur solche Elemente“ diese aus: „nicht gekennzeichnet“.

Zudem legt man die Ordner fest, aus denen die „nicht gekennzeichneten“ Mails stammen sollen, in diesem Fall die „Inbox“ und den in Schritt 1 angelegten Ordner „In Arbeit“:

nichtbearbeitetmarkiert

Die beiden anderen Suchordner sehen ähnlich aus. Wieder wählt man wie oben „Neuer Suchordner“ und wählt dieses mal die Zeile „Zur Nachverfolgung gekennzeichnete E-Mails“ aus:

zur Nachverfolgung

Als Ordner gibt man hier die oberste Hierarchie der Outlook-Ordner-Struktur an, üblicherweise ist das die eigene E-Mail-Adresse, die ich hier unkenntlich gemacht habe. Es soll also in allen Ordnern nach nicht gekennzeichneten Mails gesucht werden.

Fehlt noch der Ordner „Prio hoch“, zu diesem werde ich aber erst im 4. Schritt kommen.

Für jeden Ordner kann ich in den Eigenschaften festlegen, ob die Anzahl der ungelesenen Mails angezeigt werden sollen, oder die Anzahl aller Elemente. Für Suchordner macht „alle Elemente“ Sinn. Rechtsklick jeweils auf einen der beiden Suchordner, dann Eigenschaften auswählen:

SuchordnerEigenschaften

Zu guter letzt ziehen wir die neu angelegten Suchordner per Drag & Drop in die Favoriten in der linken Seitenleiste von Outlook ganz nach oben. Das sieht so aus:

Favoriten

 

Die Sortierung des Such-Ordners „Nicht bearbeitet“ ist nach Datum, von alt nach neu. So bearbeite ich die Mails nach dem Eingangsdatum. „Zur Nachverfolgung“ wird sortiert nach „Kennzeichen: Fällig am | Heute zuerst“:

Sortierung

 

 

3. Noch mehr Möglichkeiten – dank QuickSteps

Outlook bietet die schicke Möglichkeit an, sogenannte QuickSteps zu definieren und als Knöpfchen in der Menüleiste verfügbar zu machen. Hier beginnt die One-Klick-Show! Neben dem Knopf „Erledigt“ werden wir weitere Aktionen definieren: „Heute“, „Morgen“, „Diese Woche“, „Nächste Woche“, „Dieser Monat“, „Nächster Monat“. Am Ende wird das in etwas so aussehen:

quicksteps

Fangen wir mit „Erledigt“ an. Dieser Button ist standardmäßig bereits vorhanden, aber wir passen ihn für unsere Zwecke an. Ein Rechtsklick auf das Erledigt-Knöpfchen und „Erledigt bearbeiten“ auswählen. Ist der Button noch nicht vorhanden, so legen wir ihn an mit „neu erstellen“. Danach wie folgt definieren:

erledigt

Speichern durch „OK“. Kommen wir zu den Nachverfolgungen „Heute“, „Morgen“ usw. Wir klicken auf „Neu erstellen“ und legen den QuickStep „Heute“ wie folgt an:

heute

Wir sehen, ab sofort findet der Ordner „In Arbeit“ Verwendung.

Das gleiche machen wir mit „Morgen“:

morgen

Mit „Diese Woche“ … usw. bis hin zu „Nächster Monat“.

4. Prioritäten setzen

Kommen wir noch zum Thema Priorisieren, denn es gibt wichtigeres und noch viel wichtigeres 😉

Leider kann man bei empfangenen E-Mails nicht nachträglich die Priorität verändern. Aber Outlook bietet „Farbkategorien“ an. Hiermit kann man sich beliebige Kategorien definieren und einer Farbe zuordnen. Diese Kategorien kann man letztendlich jedem Element, also z. B. E-Mails oder Terminen, zuordnen. Für die E-Mails benutze ich drei Kategorien: Prio hoch“ ist rot, „Prio mittel“ ist gelb und „Prio niedrig“ ist grün:

Kategorien

Im Pull-Down-Menü „Kategorisieren“ wählt man „Alle Kategorien“. Hier habe ich die drei Kategorien wie folgt angelegt:

Archive - Martin.Paar@all-for-one.com - Microsoft Outlook_2014-08-10_18-12-46

 

Im Grunde verwende ich aber nur noch „Prio hoch“, da nur diese Mails einer Sonderbehandlung „würdig“ sind

Es fehlt noch der Such-Ordner „Prio hoch“. Diesen legen wir wie unter 2. beschrieben an und geben ihm folgende Such-Kriterien:

priohoch

Wir klicken auf „Auswählen“ und selektieren die Kategorie „Prio hoch“:

prioHoch2


5. Die Arbeitsweise

Ca. einmal pro 1-2 Stunden (entspricht etwa 10-20 neuen Mails) schaue ich in den Ordner „Nicht bearbeitet“. Wir erinnern uns: Das ist ein Suchordner, der uns alle E-Mails der Inbox und des Ordners „In Arbeit“ anzeigt, die keine Kennzeichnung haben. Unbearbeitet heisst also: Nicht gekennzeichnet. Ein Kennzeichen ist ein Fähnchen, was in Outlook bedeutet „zur Nachverfolgung“ und in meinem Fall im gleichnamigen Such-Ordner landet – gleich.

Ich lese also im Such-Ordner „Nicht bearbeitet“ E-Mail für E-Mail (manche überfliege ich auch nur) und überlege jeweils, ob ich sie innerhalb kurzer Zeit sofort beantworten kann. Ist das der Fall, beantworte ich sie und klicke anschließend auf den QuickStep „Erledigt“. Ist die E-Mail lediglich zur Info und erfordert keine Aktion, so muss ich sie nur lesen (und verstehen ;)). Anschliessend wird sie ebenfalls „Erledigt“. Falls es sich um KnowHow handelt, auf das ich evtl. später erneut zugreifen wollen möchte, so sende ich das – per Evernote-Plugin mit einem Klick – an Evernote. Aber das ist eine andere Geschichte.

Handelt es sich bei der neuen Mail nun um eine Aufgabe, die ich in einer gewissen Zeit erledigen will oder muss, so gehe ich wie folgt vor. Zunächst setze ich eine Priorität. Anfragen von Kunden bekommen meistens „Prio hoch“, die vom Chef „mittel“ und die von Kollegen „niedrig“ – also keine 😉

 

Anschließend benutze ich einen der QuickSteps „Heute“, „Morgen“, „Diese Woche“ usw. Damit landen die Mails gekennzeichnet im Ordner „In Arbeit“ und gleichzeitig im Suchordner „Zur Nachverfolgung“. Schon kurze Zeit später ist der Such-Ordner „Nicht bearbeitet“ leer – und damit auch die Inbox.

Im Anschluss schau ich in den Ordner „Prio hoch“, ob etwas anbrennt. Wenn nicht können wir uns dem vorsortierten Ordner „Zur Nachverfolgung“ widmen. Zur Erinnerung: Dieser ist sortiert nach Fälligkeit, somit kann ich die Elemente von oben nach unten abarbeiten und nach und nach per „Erledigt“-QuickStep ins Archiv verfrachten.

Kommen wir abschließend zu den Feinheiten meines „Workflows“

Schaffe ich nicht alle Aufgaben „Heute“ zu erledigen, so tauchen diese morgen wieder unter „Heute“ auf, allerdings ist deren Schriftfarbe diesmal rot. Somit sind aufgeschobene und damit überfällige Aufgaben klar zu identifizieren. Da es sich meistens um unliebsame Tasks handelt, ist die rote Farbe gar nicht so verkehrt – wird man dadurch doch erst recht darauf aufmerksam gemacht. Die erste Aufgabe morgens besteht daraus, sich einen Tagesplan zu machen, indem man die E-Mails, die man sehr wahrscheinlich heute nicht schafft erst mal verschiebt – mit den QuickSteps, also wieder per One-Click. Anders herum kann man natürlich Mails per QuickStep „Heute“ vorziehen. Soll heissen:

Die im Outlook definierten Suchordner tauchen leider nicht am iPhone auf. Dennoch checke ich auch unterwegs meinen Posteingang und verschiebe Mails, falls nichts weiter zu tun ist, ins „Archive“. Das geht per One-Click und lässt sich so am iPhone einstellen. Ist jedoch etwas zu tun, verschiebe ich die Mail mit zwei Klicks in den Ordner „In Arbeit“. Solche Mails tauchen im Outlook dennoch im Such-Ordner „Nicht bearbeitet“ auf. Da ich sie aber bereits auf dem iPhone gelesen habe geht es im Outlook doch recht schnell, das passende Fähnchen per Quickstep zu setzen.

Autoarchivierung muss und soll in dieser Konfiguration lediglich den Ordner „Archive“ archivieren. Alle anderen werden von mit sauber gehalten, nicht von Automatismen.

Vielleicht sollte ich erwähnen, dass ich keine Mails lösche. Die Suche funktioniert auch bei 100000en Mails noch schnell und Speicherplatz ist heutzutage kein Thema.

Sollte ich eine Aufgabe per Telefon oder per Zuruf bekommen, so sende ich umgehend eine E-Mail mit entsprechendem Inhalt an mich selbst und behandle diese E-Mail wie die anderen auch. Somit ist die Aufgabenverwaltung komplett.

Gibt es mehrere E-Mails zum gleichen Thema, behalte ich nur die neueste. Alle anderen gehen auf „Erledigt“.

Möchte ich den Status eigener Mails nachverfolgen, so gehe ich unmittelbar nach dem Versenden in den „Gesendet“-Ordner, rechts-klicke bei betreffender Mail auf das grau Fähnchen und setze einen Termin. Die Mail landet im Suchordner „Zur Nachverfolgung“.

Vielleicht bekommt ihr auch Mails von Automatismen, die nur der Info dienen und die man u. U. ungelesen in den Ordner „Archive“ verschieben kann. Eine Regel, die Mails einfach ungelesen verschiebt, hilft hierbei ungemein.

Auch gesendete Mails kann man mit einem „Fähnchen“ versehen. Diese landen dann genau so automatisch im Such-Ordner „zur Nachverfolgung“. Setzt man diese irgendwann auf erledigt, so werden sie im Archive abgelegt. Eine kleine Ungereimtheit, da normalerweise gesendete Mails in „Gesendet“ abgelegt werden. Aber auch darüber kann ich hinwegsehen, es gibt ja die Suche 😉

Schon gemerkt? Die gekennzeichneten Mails landen in der Outlook-Aufgabenliste! Ich würde mal sagen: Zwei Fliegen mit einer Klappe!

 

 

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